Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (nachfolgend kurz „Daten“) innerhalb unseres Onlineangebotes und der mit ihm verbundenen Webseiten, Funktionen und Inhalte sowie externen Onlinepräsenzen, wie z.B. unser Social Media Profile auf (nachfolgend gemeinsam bezeichnet als „Onlineangebot“). Im Hinblick auf die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „Verarbeitung“ oder „Verantwortlicher“ verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).



Verantwortlicher

1.AFC Recklinghausen Chargers

Postfach 10 01 41

45601 Recklinghausen

Deutschland


Ansprechpartner

Andre Leder

Pöppinghauser Str. 181

44579 Castrop-Rauxel

info@recklinghausen.chargers.com


Datenschutzordnung des 1. AFC Recklinghausen Chargers e.V.



Präambel



Der 1. AFC Recklinghausen Chargers e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.



§ 1 Allgemeines



Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Spielern, Mtarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen und Mitgliedsantragsordnern. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet ( zb. Landesverband) oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.



§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder



1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten dargestellt.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, T-Shirt Größe, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.



§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit



1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Stadionzeitung, Internetauftritten und Sozialen Medien des Vereines veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, sportliche Erfolge, Alter oder Geburtsjahrgang.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

4. Auf der Internetseite des Vereins können die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Übungsleiter und der Spielbertriebsorganisatoren mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht werden.



§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein



Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB., soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.



§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen



1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Übungsleitern,Spielbetriebsorganisatoren) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.



§ 6 Kommunikation per E-Mail oder Messenger Chat Dienste



1. Für die Kommunikation per Messenger Chat ( z.B.WhatsApp ) richtet der Verein einen vereinseigenen Messenger Chatraum ein, der ausschliesslich im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation zu nutzen ist.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.



§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit



Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Übungsleiter , Spielbetriebsorganisatoren, Administrator), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.



§ 8 Datenschutzbeauftragter



Wenn im Verein in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

( Stand 25.05.2018 benötigt der 1.AFC Recklinghausen Chargers e.V. aufgrund der Vereinsgröße keinen Datenschutzbeauftragten, da nicht ständig mindestens 10 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind ).



§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten



1.Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit. Beim 1. AFC Recklinghausen Chargers e.V. übernimmt diese Aufgabe der Administrator.
Dieser ist ebenso zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Beachtung der datenschutzrechtlichen Regelungen des Vereins verpflichtet, wie die alle übrigen Mitarbeiter, die personenbezogene Daten verarbeiten.
Änderungen dürfen ausschließlich durch den Administrator vorgenommen werden.

2. Der Administrator ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstandes oder des Administrators. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Administrator weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen Administratos, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.



§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung



1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind,geahndet werden.



§ 11 Inkrafttreten



Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt per sofort in Kraft.

Recklinghausen, 25.05.2018